Wat is een documentmanagementsysteem?

Geplaatst op in de categorie nieuws

Nooit meer zoeken naar dat ene dossier? Dat is mogelijk met een documentmanagementsysteem.

Het doel van een documentmanagementsysteem (DMS) is om bestaande processen te verbeteren, traceerbaar en veiliger te maken. Een DMS biedt ondersteuning en maakt het mogelijk om binnen enkele seconden het juiste document op te halen en te traceren. Het ondersteund de bedrijfsprocessen actief. Een DMS systeem is zinvol voor iedere organisatie, waar gegevens en documentenbeheer een onderdeel vormen van het dagelijks bedrijfsproces. Ook is DMS perfect voor het nieuwe werken. Je hebt toegang tot alle documenten, zelfs vanaf de keukentafel.

Documentbeheer is een van de voorlopertechnologieën van contentbeheer en nog niet zo lang geleden was het alleen beschikbaar op een stand-alone basis, zoals brochures voor beeldvorming, workflow en archivering. Het biedt een aantal van de meest basale functies voor contentbeheer, en legt besturingselementen en beheermogelijkheden op anderszins “stomme” documenten. Dit maakt het zo dat wanneer u documenten hebt en ze moet gebruiken, u dit kunt doen.

DocSys zorgt dat iedere medewerker moeiteloos documenten maakt

Documentbeheer werd uiteindelijk in geen enkele mate opgeslokt in contentbeheer, omdat er tegenwoordig meer informatie voor ons beschikbaar is dan ooit tevoren, en het grootste deel ervan wordt niet door ons gemaakt. Dankzij de mainstreaming van een hele reeks bronnen, zoals internet, thumbdrives, smartphones, enz., is de behoefte aan versnelling van allerlei soorten informatie toegenomen: niet alleen in termen van meer mediatypen zoals tekst versus afbeeldingen versus spraak bestanden, maar ook in termen van hoe gestructureerd – en dus hoe gemakkelijk beheerd – alles is.

Documentbeheersystemen variëren tegenwoordig in omvang en reikwijdte van kleine, stand-alone systemen tot grootschalige bedrijfsbrede configuraties voor een wereldwijd publiek. Veel documentbeheersystemen bieden een manier om standaard fysieke archiveringspraktijken elektronisch op te nemen.

5 redenen om te kiezen voor DocSys als partner voor de integratie van DMS.

  1. Nooit meer overtypen dankzij data-koppelingen
  2. Individueel opslaan van documenten die in bulk zijn aangemaakt
  3. 100 procent garantie dat alle documenten worden opgeslagen
  4. Haal documentenopmaak uit het documentmanagementsysteem
  5. DocSys is als white label/OEM oplossing beschikbaar

Wilt u meer informatie, een gratis demonstratie of zich inschrijven voor de nieuwsbrief? Laat uw contactgegevens dan hier achter.

 

 

Terug naar het overzicht