Top 10 ergernissen documentcreatie

Geplaatst op in de categorie nieuws

Of je het nu leuk vindt om documenten te maken of het ziet als ‘noodzakelijk kwaad’, het vastleggen van informatie in de vorm van documenten – en die informatie communiceren – is iets wat inherent is aan veel verschillende functies. Denk aan brieven, notulen, offertes, contracten, rapporten, digitale nieuwsbrieven en meer. Het maken van dit soort documenten kan veel tijd kosten en voor veel ergernis zorgen. We zetten de ergernissen die wij het vaakst horen op een rij. Herkenbaar?

Grootste ergernissen documentcreatie op een rij

  1. Gebrek aan overzicht: er zijn teveel documenten
    In theorie is er misschien een werkwijze vastgelegd, bijvoorbeeld het gebruik van centraal aangeboden Word-sjablonen. Maar… in de praktijk hanteert iedereen echter zijn eigen werkwijze. Mensen maken kopieën van documenten en gebruiken oude bestanden om nieuwe documenten te maken. In de loop van de jaren ontstaat zo een wirwar aan documenten. Zie dan maar eens het ‘juiste’ document te vinden.
  2. Oude informatie: de informatie blijkt niet meer te kloppen
    Hergebruik van oude documenten zorgt vaak dat ook de verouderde informatie in die documenten steeds weer wordt gebruikt. Dit kan gaan om de inhoud zelf (bodytekst), zoals een alinea met een verouderde regeling, maar bijvoorbeeld ook om een kop- of voettekst met juridische gegevens. Het gebruiken van foutieve informatie kan behoorlijke negatieve gevolgen hebben.
  3. Oude huisstijl: de opmaak klopt niet
    Niet alleen informatie, maar ook de huisstijl en daarmee de opmaak van documenten verandert in de loop van de tijd. Oude documenten zijn bijvoorbeeld vaak voorzien van een verouderd logo en oude lettertypen. Soms zijn verouderde documenten provisorisch aangepast naar iets dat lijkt op de actuele huisstijl. Dat kost veel tijd, maar het resultaat is uit de categorie: ‘Het lijkt er wel op, maar is het net niet’.
  4. Gegevens moeten overtypen
    Vaak moeten gegevens als namen en adressen met de hand toegevoegd worden. Het toevoegen van de adressering en de aanhef is tijdrovend en weinig inspirerend werk. Bovendien is er bij het overtypen van dergelijke gegevens – hoe zorgvuldig je ook te werk gaat – een grote kans op fouten.
  5. Teksten steeds opnieuw moeten verzinnen/kopiëren
    Je vindt het niet handig dat je iedere keer weer dezelfde soort teksten moeten verzinnen. Als je weet dat je laatst een passend stuk tekst hebt gezien of getypt, zoek je die tekst en ga je kopiëren en plakken. Je vindt het erg jammer en inefficiënt dat dubbel werk nodig is.
  6. Opslaan: waar en hoe?
    Als het document eenmaal klaar is, komen vragen naar voren als: Waar moet ik het document opslaan? Hoe voeg in een uniek kenmerk toe? Hoe zorg ik dat het document makkelijk terug te vinden is? Hoe krijg ik het document in iemands persoonlijke dossier?
  7. Printen gaat niet goed
    Printen kan op veel manieren fout gaan: niet op het juiste papier, dubbelzijdig in plaats van enkelzijdig, zwart-wit in plaats van kleur, logo buiten de printmarges, enzovoorts. Je vindt het frustrerend dat je heen en weer blijft lopen en daarnaast zonde van de verspilde inkt en papier.
  8. Het kost te veel tijd (en daardoor ook te veel geld)
    Het toevoegen van de juiste gegevens, de juiste informatie en zorgen dat de opmaak ‘op zijn minst lijkt op de huisstijl’ gaat niet efficiënt genoeg. Het maken van een document kost te veel tijd.
  9. Gebrek aan uniformiteit
    Documenten waarvan de opmaak op de huisstijl lijkt, zijn natuurlijk niet goed genoeg. Je wilt eigenlijk dat iedere brief, ieder contract en iedere offerte die je verstuurt op dezelfde manier opgebouwd is, en dat ook de tone of voice en inhoud zoveel mogelijk overeen komt.
  10. Geen inzicht in status document
    Soms moet een document eerst goedgekeurd en/of ondertekend worden door iemand anders. Eenmaal verstuurd heb je geen inzicht/controle meer en dat vind je vervelend.

De oplossing: vereenvoudigen is verbeteren

B-ware Business Software is gespecialiseerd in het vereenvoudigen van het maken van (Office) documenten. We bieden een oplossing voor alle bovengenoemde punten zodat het maken van documenten eenvoudig, snel en foutloos verloopt. Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

Nieuwsgierig?

Lees bijvoorbeeld eens over de mogelijkheden van een brievenboek, de Documentserver bij Heuvelrug Wonen of de contractgenerator die we gemaakt hebben voor HEINEKEN. Natuurlijk mag je ons ook altijd bellen om een probleem of wens voor te leggen. Wij vertellen je graag wat we voor je kunnen betekenen.

Tags

Terug naar het overzicht