Tekstblokken: bouwstenen voor documenten

Wat zijn Tekstblokken?

Tekstblokken zijn gestandaardiseerde stukken (veelgebruikte) tekst die u eenvoudig kunt toevoegen aan een tekstdocument. Dit kan handmatig of geautomatiseerd op basis van gemaakte keuzes of intelligente beslisregels. U kunt variabele gegevens, zoals een naam of datum, aan een tekstblok toevoegen, zodat volledige gepersonaliseerde tekst ontstaat. Dit maakt Tekstblokken de ideale bouwstenen voor uw documenten.

Waarom zijn Tekstblokken handig?

U maakt regelmatig documenten waarvan de inhoud voor een deel (nagenoeg) gelijk is. Denk bijvoorbeeld aan contracten met bepaalde voorwaarden en/of clausules of HR documenten en brieven, zoals indiensttredingsbrieven of een jubileumbrief. Het is zonde van uw tijd en energie wanneer u iedere keer teksten moet kopiëren en plakken, of zelfs opnieuw moet verzinnen. Door veelgebruikte stukken tekst beschikbaar te stellen in de vorm van makkelijk (zelfs automatisch) te importeren Tekstblokken behoren zoeken, kopiëren en zelf bedenken van tekst tot het verleden. U bouwt uw documenten snel en foutloos op.

Intelligente Tekstblokken: conditionele secties

Tekstblokken kunnen – afhankelijk van uw wensen – op diverse manieren ingezet worden. Van het rechttoe-rechtaan invoegen van één of meerdere alinea’s, tot automatische selectie van stukken tekst op basis van gemaakte keuzes of opgestelde als-dan beslisregels. De HRM contractgenerator van HEINEKEN voegt op basis van gemaakte keuzes in het vraag-antwoord-model de juiste Tekstblokken aan het document toe. Bij de keuze ‘vast contract’ krijg je andere tekst dan bij de keuze ‘tijdelijk contract’. Bij als-dan beslisregels wordt automatisch een bepaalde tekst toegevoegd als aan een specifieke voorwaarde voldaan is. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Variabele gegevens, één keer kiezen, overal doorvoeren

Tekstblokken zijn gestandaardiseerd, maar zeker niet statisch. Ze kunnen variabele gegevens bevatten, bijvoorbeeld een naam, de keuze man/vrouw of een datum. Deze gegevens hoeven slechts één keer geselecteerd of ingevuld te worden en worden vervolgens automatisch doorgevoerd. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

Inhoud gecontroleerd: altijd up-to-date

standaarddocument
Voorbeeld van het gebruik van een tekstblok in een brief.

Binnen een organisatie krijgen geselecteerde mensen rechten om Tekstblokken te maken en aan te passen. Zij zorgen dat de informatie altijd up-to-date, en voor iedereen beschikbaar is. Het gebruik van verouderde informatie is hierdoor uitgesloten.

HEINEKEN gebruikt DocSys van B-ware Business Software
Alliander gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
Het mInisterie van Veiligheid en Justitie gebruikt DocSys

Zelf de mogelijkheden zien?


We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op