Digitaal Brievenbroek

Digitaal Brievenboek, een verzameling veelgebruikte standaarddocumenten

Een digitaal Brievenboek is een verzameling van een aantal standaarddocumenten die vanuit een organisatie of afdeling kunnen worden verstuurd. Een set veelgebruikte basisdocumenten (ook vaak sjablonen, templates of modellen genoemd) waarin de opmaak en inhoud zijn vastgelegd. Met een Brievenboek zorgt u voor overzicht en verloopt communicatie met (potentiele) klanten, cliënten, medewerkers en andere doelgroepen snel en foutloos. Desgewenst kan een Brievenboek uitgebreid worden met eenvoudig te importeren Tekstblokken.

Van jubileumbrief tot offerte

De soorten documenten in een Brievenboek zijn heel divers. Het kan gaan om verschillende soorten documenten om klanten of cliënten te informeren, HRM documenten zoals een jubileumbrief of een model voor een re-integratieplan of bijvoorbeeld sjablonen voor offertes en contracten voor de sales-afdeling. Iedere afdeling die regelmatig (digitale) correspondentie verstuurt, heeft baat bij een Brievenboek. Maar ook voor mensen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van brieven is een Brievenboek een uitkomst.

Alle documenten overzichtelijk op één plek

Het grote voordeel van een Brievenboek is dat de basisdocumenten op een overzichtelijke manier worden aangeboden. Alle documenten staan op één plek, in een logische mappenstructuur die vergelijkbaar is met de Windows mappenstructuur. Iedere medewerker weet waar hij de actuele versie van het benodigde sjabloon vindt. Een Brievenboek beperkt de zoektijd aanzienlijk en voorkomt dat verouderde documenten (met verouderde informatie, stijl en opmaak) hergebruikt worden.

Onderhoud en beheer

De modellen worden centraal beheerd en zijn eenvoudig actueel te houden. Inhoud en opmaak zijn van elkaar gescheiden. Hierdoor zijn wijzigingen in de huisstijl of teksten snel door te voeren en de nieuwe versies direct voor iedereen beschikbaar. De rechtenstructuur bepaalt welke mappen iemand ziet en of iemand alleen modellen kan openen of ook kan aanpassen.

standaarddocument

Altijd in de juiste huisstijl, goed herkenbaar

De opmaak van de documenten in het Brievenboek is vastgelegd. Zo is zeker dat ieder document altijd voldoet aan de actuele huisstijlrichtlijnen. Een nieuw logo of een andere wijziging in de huisstijl is snel organisatiebreed doorgevoerd. Met consequent gebruik van de huisstijl in alle correspondentie bent u verzekerd van een professionele uitstraling en bouwt u aan de herkenbaarheid van de organisatie.

Makkelijk documenten maken vanuit Office

Een Brievenboek is heel gebruiksvriendelijk. Een standaarddocument kan eenvoudig worden geopend vanuit een Office-applicatie (bijvoorbeeld Word) of rechtstreeks vanuit de tool. Kies het juiste document in de boomstructuur of maak gebruik van de zoekfunctie om het juiste document te vinden. Het document is reeds voorzien van de juiste opmaak en de juiste inhoud en hoeft alleen nog maar gepersonaliseerd te worden. Een overzichtelijk invulscherm helpt u om de juiste gegevens (adressering, kenmerk, referentienummer, onderwerp etc.) te selecteren en in te vullen. Als velden meerdere keren voorkomen, worden ze automatisch gevuld. Documenten worden dus niet alleen sneller gevonden, maar ook sneller gemaakt. Een gerpersonaliseerd lint ondersteund het juiste gebruik van de huisstijl verder.

Opmaakfunctie-overzichtelijk-bij-elkaar-in-Office-lint-met-DocSys

Eenvoudig personaliseren door koppelingen met databases en andere bronnen

Koppelingen met CRM-, HRM-, ERP- en overige systemen en bronnen zorgen dat klantgegevens, cliëntgegevens en personeelsgegevens niet meer overgetypt hoeven te worden. U kunt ze eenvoudig importeren. Er kan gekoppeld worden met alle soorten database, applicaties en andere bronnen. Voorbeelden zijn SAP, Oracle, PeopleSoft, Microsoft SharePoint, Corsa, ShareWorX en Outlook.
Onze oplossing wordt standaard geleverd met een Afzenderboek. Het Afzenderboek bevat gegevens van de organisatie, afdelingen en medewerkers en zorgt dat automatisch de juiste contactgegevens en ondertekening worden opgenomen.

Archiveren en versturen

Ieder document wordt voorzien van een uniek kenmerk en kan automatisch op de juiste manier opgeslagen (ook in portals) en verstuurd en/of afgedrukt worden. Gegenereerde gegevens kunnen ook rechtstreeks geïmporteerd worden in andere databases of applicaties. Voor het genereren van grote aantallen gepersonaliseerde documenten is onze documentgenerator een uitkomst.

Deel deze pagina

Erasmus University Rotterdam
Het mInisterie van Veiligheid en Justitie gebruikt DocSys
HEINEKEN gebruikt DocSys van B-ware Business Software
Alliander gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl

Zelf de mogelijkheden zien?


We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op