DocSys Online ontwikkelingen Q3 2017

Geplaatst op in de categorie nieuws

Voor de updates houden we na het bekijken van de ontwikkelingen en de tijd een ander schema aan. Per kwartaal gaan we updates maken met alle ontwikkelingen in die periode. Dit is een betere balans dan maandelijks, want soms zijn er vakanties, of zijn we druk bezig met klantprojecten. In een kwartaal zijn er daarentegen altijd genoeg ontwikkelingen en verbeteringen om te beschrijven. Het aangepaste schema is ook de reden dat halverwege Q4 de update van Q3 komt, we waren aan het kijken wat de beste aanpak is. Uiteraard moet je in elk vlak altijd blijven verbeteren en vereenvoudigen.

URL

Vanaf nu kunnen URL bestanden ingevoegd worden in DocSys Online. Dit kan gebruikt worden om vanuit DocSys mensen naar je huisstijl informatie te wijzen, naar andere bestanden die op een DMS staan, of een handleiding voor het gebruik. Het maken van een URL is niets anders dan het slepen van een url van je browser naar je bestandsysteem en dan uploaden naar DocSys. Het extra voordeel is dat de url in kwestie ook nog geopend wordt in een ander tabblad, zodat gebruikers niet DocSys kwijt raken. Hierdoor kan DocSys gebruikt worden als basis van je volledige huisstijl en alle informatie daar omheen.

HSTS

We blijven continue bezig met het verbeteren van de veiligheid van DocSys Online. De use case is dat DocSys vanaf het internet beschikbaar is, en moet dus veilig zijn en blijven. Hierom was al sinds de start HTTPS een vereiste, maar hier is nu ook HTTP Strict Transport Security (HSTS) bij gekomen als header. Dit zorgt er voor dat je browser meteen het laat merken als er ergens in de lijn iets niet aan de haak is, zoals bijvoorbeeld een downgrade attack of cookie hijacking. Het enige nadeel van deze methode is dat het (nog) niet werkt in IE 11 op Windows 7 en 8.1. Deze gebruikers ondervinden geen problemen, maar kunnen ook niet gebruik maken van deze extra veiligheid.

Automatisch verwijderen van documenten en concepten

Tot voor kort werd alles altijd bewaard op de server. Gebruikers zouden handmatig afgeronde documenten en concepten moeten verwijderen. Vanuit onze klanten hadden we de vraag gekregen of na een bepaalde tijd deze informatie automatisch verwijderd kan worden, om te voldoen aan de data regeling. Met de aankomende GDPR of AVG in het achterhoofd hebben we wat vaart gezet achter de functionaliteit. Beheerders kunnen met deze mogelijkheid instellen hoe lang concepten en documenten bewaard blijven. Standaard staat dit op een jaar, maar op onze eigen testomgevingen hebben we de hoeveelheid dagen al verlaagd naar 60 dagen. Na het aanpassen van de instelling kan het een dag duren voordat het uitgevoerd is.

Textblock editor design

We zijn uiteraard nog bezig geweest met de tekstblokken. Om te zorgen dat alles gebruikersvriendelijk is en fijn werkt, nemen we hier graag de tijd voor. We hebben in de laatste tijd het design van stijlen herzien en aangepast zodat toekomstige uitbreidingen makkelijk ingebouwd kunnen worden, zonder de interface opnieuw te maken bij elke wijziging.Aan de rechterkant van het scherm is er nu de mogelijkheid om een tabblad te laten zien. Dit tabblad is afhankelijk van het geselecteerde element, bij paragrafen zie je de stijl selectie, en bij controls zie je het onderliggend veld selectie. Er is ook een extra view bij gekomen voor het beheer van de velden in het tekstblok. Hier kunnen de onderliggende velden aangemaakt en verwijderd worden.

Deze wijzigingen maken het mogelijk om binnenkort tekstvelden en dropdowns (een preview is in het plaatje al te zien) te maken, en zullen het ontwikkelproces versimpelen. We blijven de uitdaging houden om snel, maar ook goed te blijven ontwikkelen, iets wat een moeilijke balans blijft.

Debug mogelijkheden

Beheerders zijn soms bezig met het ontwikkelen van content, en uittesten van nieuwe functionaliteiten. Verder kan het zo zijn dat er een extra koppeling gebouwd wordt. Nu we steeds dichter bij de tekstblokken komen, wordt het nut van duidelijke en nuttige foutmeldingen steeds groter. Aan de andere kant wil je gebruikers ook niet een overdaad aan informatie geven.

Om dit zo goed mogelijk te controleren hebben we de mogelijkheid ingebouwd om ‘Debug mode’ aan te zetten. Debug mode heeft 3 opties ‘uit’, ‘aan’ en ‘alleen voor beheerders’. De laatste optie zet hem aan als je applicatiebeheerder bent, maar niet als je gebruiker bent.

Extra functionaliteiten als je debug mode aan zet, is de mogelijkheid om het document te kunnen herladen door middel van de ‘Reload document’ knop. Deze knop gaat ook meteen de cache clearen, voor als het document aangepast is via de DocSys.Web of direct in het bestandsysteem. Verder komen er 2 tabbladen bij, namelijk ‘Data Document’ en ‘Data Stores’. In het tabblad van data document kan je makkelijk het bijbehorende data document bekijken. Hier in staan alle uitgewerkte business rules en is de laatste stap voordat het document daadwerkelijk gegenereerd wordt. Je kan dan zien of en waar mogelijke bugs vandaan komen. Het tabblad data storen is een technisch tabblad welke gebruikt wordt om te kijken wat de waardes zijn van een tekstblok. Hier staat ook de ge-evalueerde waardes in, zodat gekeken kan worden of een condtionele sectie daadwerkelijk aan gaat als hij aan moet zijn.

Naarmate we de beheer mogelijkheden steeds meer in DocSys Online plaatsen, verwachten we meer uitbreidingen van deze ‘Debug mode’, om het maken en beheren van content te versimpelen.

Snapshots

Meeste bedrijven hebben voor software een OTAP straat om te kunnen testen voordat ze dingen in productie zetten. B-ware is hier niet anders in en heeft per klant een OTAP straat voor DocSSnapshotsys Online. We komen dan ook tegen dezelfde problemen aan, hoe kan je het proces van een document door de OTAP straat verbeteren? Om dit te doen hebben we voor beheerders de Snapshot functionaliteit gemaakt. Hier kan snel en makkelijk gekozen worden wat er doorgezet moet worden naar een andere omgeving. Heb je bijvoorbeeld alle modellen, tekstblokken en standaarddocumenten nodig kan je simpel ‘client configuration’ aanvinken en je bent klaar.

Dit moet het beheren van meerdere instanties van DocSys verbeteren en goedkoper maken. Ook voorkomt het fouten, omdat je niet per ongeluk een bestand vergeet, DocSys zorgt hier gewoon voor.

De laatste use case van snapshots is het terugzetten naar een oudere versie. Het is mogelijk om de productie over de acceptatie heen te plaatsen, voor als iets fout is. Of je hebt een snapshot van 2 dagen geleden. Je kan dan de hoofdmap verwijderen en de snapshot terug zetten, als soort van backup mechanisme.

Dat was hem voor Q3, binnenkort is Q4 afgerond en zullen we weer een update sturen met de ontwikkelingen van die periode.

Paul Wierstra | Product & Project Manager DocSys Online

Deel dit artikel

Terug naar het overzicht