ECM informatiemanagement
We leven in een kritische informatiemaatschappij. Of het nu gaat om het opstellen van een scherpe offerte of het reageren op een klacht, u moet snel en correct communiceren om te voldoen aan de verwachting van (potentiële) klanten. Veel organisaties beschikken over veel waardevolle informatie die niet makkelijk te vinden is. Hierdoor wordt hergebruik van informatie bemoeilijkt.
Grip op informatie
De adviseurs van B-ware Business Software gebruiken het Enterprise Content Management (ECM) model en de Enterprise Information Management filosofie om grip te krijgen op informatie, het rendement van informatie te verhogen, zodat verschillende documenten zoals brieven, offertes, rapporten, presentaties en e-mails sneller kunnen worden voorzien van de juiste gegevens. Het maken van documenten wordt eenvoudiger en de document workflow verbetert aanzienlijk.
Grondige analyse
Onze adviseurs maken een grondige analyse van de situatie binnen uw organisatie. Waar staat uw organisatie op dit moment? Wat voor type documenten worden aangemaakt? Hoe worden documenten opgeslagen? Welke ERP-, CRM- , HRM- en DMS-systemen worden gebruikt? Waar bevinden zich knelpunten? Welke problemen ondervinden werknemers? Welke wensen zijn er? Een grondige analyse waarin gevraagd wordt naar de ervaring en wens van medewerkers zorgt voor het nodige inzicht in processen en creëert tegelijkertijd draagvlak voor een oplossing.
Uw winst: kostenbesparing door zaakgericht werken
Door het automatiseren van uw huisstijl met DocSys krijgt u meer grip op informatie. U maakt sneller complexe documenten en verbetert de document workflow. Door een gebruiksvriendelijke interface en integratie met IT-systemen worden benodigde gegevens snel op de juiste plek in een huisstijlmodel geplaatst. Zo zijn documenten altijd op maat en volgens de huisstijl. Ook de mogelijkheid om belangrijke informatie automatisch bij bepaalde medewerkers onder de aandacht te brengen verbetert de workflow en verhoogt de efficiency binnen uw organisatie.
Informatiemanagement met het ECM model
Om te kunnen voldoen aan de verwachting van (potentiële) klanten moet u snel en correct communiceren. Goede archivering en borging van informatie is belangrijk. Het vereenvoudigt documentcreatie en optimaliseert document workflow processen.
Opslag van informatie
Informatie wordt opgeslagen in diverse systemen en vormen. Veel organisaties beschikken over veel waardevolle informatie die niet makkelijk te vinden is. Hierdoor wordt hergebruik van informatie bemoeilijkt. Dit geldt bijvoorbeeld voor Office-documenten zoals Word, Excel en PowerPoint-presentaties, maar ook voor PDF-bestanden, nieuwsbrieven en e-mails.
Enterprise Content Management maakt informatie inzichtelijk. Enterprise Content Management (ECM) is gericht op het inzichtelijk maken van deze ongestructureerde informatie zodat u informatie kunt managen. De adviseurs van B-ware gebruiken het ECM model en de Enterprise Information Management filosofie om het rendement van informatie te verhogen. Om documentcreatie te vereenvoudigen en document workflow te optimaliseren.
We onderscheiden vier fases van het ECM model: Input, Manage, Output en Store.
Input
Informatie ontstaat door creatie van mensen en/of systemen. Informatie wordt vastgelegd in verschillende bestandsformaten in verschillende systemen zoals ERP-, CRM-, HRM- en DMS-systemen. U wilt die informatie op een slimme manier hergebruiken.
Kernwoorden: produce, capture, import.
Manage
In de ‘Manage’ fase wordt informatie verwerkt. Informatie wordt aangepast en verreikt zodat het gebruikt kan worden om gewenste documenten aan te maken. U wilt dat dit op een eenvoudige manier gaat. Via een gebruiksvriendelijke interface en zoveel mogelijk geautomatiseerd.
Kernwoorden: review, approve, finalize, govern, integrate, edit.
Output
U wilt informatie verwerken tot het gewenste eindproduct. Op een efficiënte manier documenten ‘op maat’ en in huisstijl maken. In bestandformaten naar wens (DOC, DOCS, PDF, XML, e-mail en meer) en geautomatiseerd geprint. Zo kunt u documenten op de gewenste manier verspreiden en/of opslaan.
Kernwoorden: distribute, secure, transform.
Store
Borging van informatie is belangrijk. Correcte opslag zorgt dat informatie benaderbaar en bruikbaar is en blijft. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van unieke codes en het geautomatiseerd opslaan door koppeling met uw DMS-systeem.
Kernwoorden: archive, index, search, retrieve.
