Best in Class in documentcreatie

Geplaatst op in de categorie nieuws

Best in class

Een heldere strategie met betrekking tot digitaliseren is belangrijk. Er moet helder zijn wat harde eisen zijn, wat zachte eisen zijn en wat wensen zijn. De mogelijkheden van digitaliseren veranderen continu, de markt blijft zich ontwikkelen en nieuwe leveranciers kunnen zich aandienen. Flexibiliteit is belangrijk. Een enkele applicatie of systeem dat alle problemen verhelpt is niet realistisch en beperkt de flexibiliteit van een organisatie bovendien. ‘Best in class’ voor het oplossen van een specifiek probleem is een aanpak die zowel meer flexibiliteit als kwaliteit met zich meebrengt.

Cloud

Om als werkgever het ‘nieuwe werken’ te ondersteunen is digitaal werken onmisbaar. Er wordt steeds vaker vanuit verschillende locaties, op verschillende devices en op verschillende tijdstippen gewerkt. Het is belangrijk dat alle medewerkers tijd, device (BYOD) en plaats onafhankelijk altijd alle relevante informatie en documenten kunnen zoeken, vinden, raadplegen, bewerken en eventueel accorderen. Omdat het traditionele kantoor steeds verder zal verdwijnen is het belangrijk om digitaal samen te kunnen werken. Hierbij kan gedacht worden aan digitaal vergaderen (Skype for Business), digitale workflows en digitaal ondertekenen.

Uitstraling

Dit alles moet gerealiseerd worden zonder dat er ingeleverd wordt op een professionele uitstraling en kwaliteit van het werk. Het is belangrijk dat zaken als huisstijl en content centraal beheerd worden. B-ware Business Software adviseert om het documentcreatieproces los te trekken van de overige componenten zoals het DMS of het CRM.

Het archiveren, zoeken en vinden is de core functionaliteit van het DMS. De huisstijl borgen en content beheren is de core functionaliteit van het documentcreatiesysteem.

Functionaliteit beschikbaar via een API

Het documentcreatie-component dient flexibel ingezet te kunnen worden. De functionaliteit wordt door een API aangeboden. Deze API is goed gedocumenteerd. Hierdoor zijn koppelingen met CRM, DMS en HRM systemen eenvoudig realiseerbaar.

Zowel het DMS als het documentcreatiesysteem kunnen bedrijfsbreed worden ingezet. Een Enterprise Service Bus (ESB) zorgt ervoor dat de verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren zonder afhankelijk van elkaar te zijn.

Documentcreatie: huisstijl en inhoud gescheiden

Ons advies is de opmaak en content management zo dicht mogelijk bij de creatie te houden voor zo veel mogelijk controle. Er dient onderscheid gemaakt te worden tussen huisstijlmodellen (lay-out) en content (tekstblokken). Deze filosofie wordt ook doorgevoerd in documentcreatie.

Dit betekent dat binnen een documentcreatiesysteem gebruik wordt gemaakt van een beperkte set huisstijlmodellen, waarin de huisstijl is vastgelegd. Voorbeelden huisstijlmodellen zijn: Brief, Contract, Factuur, Memo.

Huisstijlmodellen

Een huisstijlmodel bepaald de lay-out en opmaak van alle standaarddocumenten maar staat los van de inhoud. Een huisstijlmodel kan voor verschillende bedrijfsonderdelen en afdelingen gebruikt worden, mits de plekken identiek zijn. De logo’s en namen van de verschillende bedrijfsonderdelen worden afzonderlijk beheerd. De invulling (logo, adres, telefoon- en KvK-nummers etc.) van de plekken kan verschillen.

Deel dit artikel

Terug naar het overzicht