Automated Document Factory (ADF)

Geplaatst op in de categorie nieuws

Automated Document Factory (ADF) is een model dat ontwikkeld werd door Gartner in de jaren ’90. Het uitgangspunt was destijds het genereren van papieren documenten.

Inmiddels is er in de communicatie naar de klant, naast de traditionele kanalen zoals telefoon en post, een fragmentatie van servicekanalen ontstaan. Hierbij kan gedacht worden aan e-mail, maar ook een chat-mogelijkheid op de website of het gebruik van een dienst als WhatsApp.

Met de ontwikkelingen van e-mail, webportalen en mobiele devices is de digitale output belangrijk geworden. Het ADF model is inmiddels verder uitgebreid met document composition, content integratie en toepassingen voor interactieve en ad-hoc document creatie en levering.

Met deze uitbreidingen wordt nu gesproken van Automated Document Factory 2.0.

Automated Document Factory 2.0: trend naar digitaal en mobiel

In het verlengde van de trend van papier naar digitaal is een trend richting mobiel zichtbaar. Steeds meer mensen maken bij voorkeur gebruik van hun mobiele devices. Het is dan ook raadzaam om bij het ontwikkelen en inrichten van kanalen hier rekening mee te houden.

De klant gaat ervan uit dat hij de mogelijkheid heeft tot het opvragen van diensten op het moment dat het hem uitkomt. Het moet mogelijk zijn om ook kleinere stukken informatie op te kunnen vragen, waarbij de informatie gepresenteerd kan worden via een portaal. Documenten die voorheen standaard via de post werden verzonden, worden in de toekomst meer en meer alleen op aanvraag nog via de post verzonden.

Het formaat zit niet meer vast aan bijvoorbeeld A4 of pagina georiënteerd. Dit kan ook niet omdat bijvoorbeeld ondersteuning voor mobiele devices hierom vraagt. De documentcreatie dient dan ook in verschillende forrmaten te kunnen plaatsvinden, en het gewenste formaat is pas bekend op het moment dat de klant het document, of de informatie, daadwerkelijk opvraagt.

Het ADF systeem dient hierin te kunnen voorzien. In het gebruik en beheer van een ADF systeem zijn verder de volgende zaken belangrijk:

Bundeling en mailings

Het aanmaken van batch-opdrachten en mailings is onderdeel van het systeem. Hierbij is de verzendmethode en de postbezorgdienst van belang, Verschillende bezorgdiensten vragen om verschillende manieren van aanleveren van de te verzenden documenten.

Tracking en audits

De handelingen van de gebruikers en de beheerders dienen te worden gelogd. Deze logging kan gebruikt worden als audit trail. Op elk moment dient inzichtelijk te zijn in welke fase een batch of een ad-hoc document zich bevind.

Korte doorlooptijd aanpassingen

En natuurlijk dient de controle over de opmaak en inhoud een vanzelfsprekendheid te zijn. Aanpassingen in processen, documentflows, opmaak en tekstuele inhoud moeten snel kunnen worden doorgevoerd.

Wilt u weten wat DocSys hierin kan bieden? Kijk dan op http://www.docsys.nl/ voor meer informatie of mail naar info@b-ware.com

Deel dit artikel

Terug naar het overzicht