Vanzelfsprekend de juiste huisstijl

U krijgt energie van uw werk, maar baalt dat u zoveel tijd kwijt bent aan het maken van documenten. Of het nu gaat om een e-mail, presentatie, offerte, brief of factuur, het is altijd een gezoek en gepuzzel om het goed te krijgen. Dat moet toch handiger kunnen? Ja, dat kan! Met DocSys maakt u met enkele klikken professionele documenten, foutloos en altijd in huisstijl.
Onze visie? Vereenvoudigen is verbeteren.

BEKIJK DE MODULESvraag gratis demo aan

Nieuwsartikel computable

Recentelijk is er een artikel geplaatst over de Verklaring Omtrent Gedrag op Computable.nl.Hierin werd in gegaan op een storing omtrent het systeem voor aanvragen de verklaring omtrent gedrag. In het artikel op Computable.nl is ten onrechte de aanname gedaan dat B-ware de ontwikkelaar van het systeem omtrent het aanvragen van de VOG is. B-ware levert echter uitsluitend het systeem om de daadwerkelijke documenten op te maken en is slechts onderdeel van een keten van systemen van verschillende leveranciers die uiteindelijk tot een VOG kunnen leiden. De storing zit niet in het product van B-ware Business Software, en derhalve is B-ware is niet betrokken bij het oplossen van dit probleem.

Er is bevestiging vanuit Justis dat het probleem niet door de software ‘DocSys’ van B-ware wordt veroorzaakt.

Inmiddels heeft computable het artikel gerectificeerd.

De 10 belangrijkste voordelen van het werken met een systeem voor documentcreatie

Een systeem voor documentcreatie zoals DocSys biedt u vele voordelen. DocSys borgt niet alleen uw huisstijl, maar voorkomt bijvoorbeeld ook dat medewerkers tijdrovende, foutgevoelige werkzaamheden zoals het overtypen en kopiëren van gegevens moeten uitvoeren. De benodigde informatie wordt geautomatiseerd vanuit diverse systemen en databases in documenten geplaatst en documenten worden automatisch opgeslagen in SharePoint of een ander Document Management Systeem (DMS).

Met DocSys optimaliseert u documentgerelateerde processen. Het vereenvoudigt het maken (documentcreatie) en verspreiden van documenten (outputmanagement) én versimpelt onderhoud en beheer. Onze klanten noemen DocSys onder meer hun huisstijlsysteem, documentensysteem, documentgenerator, sjablonen-tool, content management systeem en output management systeem.

De 10 belangrijkste voordelen op een rij:

1. U heeft slechts één applicatie nodig om ieder type document te kunnen maken:
a. Tekstdocumenten
b. Presentaties
c. E-mailondertekening (met mogelijkheid om pay-off toe te voegen)
d. Spreadsheets, grafieken en tabellen.

2. U kunt met één model documenten maken voor verschillende bedrijfsidentiteiten (verschillende huisstijlen) dankzij de Multi Label Manager
3. Copy-pasten behoort tot het verleden door koppelingen met uw systemen/databases
4. Het gebruiksvriendelijke vraag-en-antwoordspel bespaart tijd
5. Ieder document krijgt automatisch een uniek kenmerk

6. Extra logo’s, certificeringen e.d. worden automatisch toegevoegd
7. Aanhef en adressering altijd juist
8. Ondertekenaar is automatisch ingesteld (formeel/informeel)
9. Foutloze inhoud door Brievenboek met Tekstblokken en Standaarddocumenten
10. Geen technische kennis nodig om Tekstblokken en Standaarddocumenten te maken en onderhouden

Wilt u weten wat B-ware voor uw bedrijf kan betekenen? Laat uw contactgegevens achter en wij nemen vrijblijvend binnen 2 werkdagen contact met u op.
U kunt zelf ook direct bellen naar 053 – 789 0 987 of mailen naar info@b-ware.com.

 

 

 

 

Wat is een documentmanagementsysteem?

Nooit meer zoeken naar dat ene dossier? Dat is mogelijk met een documentmanagementsysteem.

Het doel van een documentmanagementsysteem (DMS) is om bestaande processen te verbeteren, traceerbaar en veiliger te maken. Een DMS biedt ondersteuning en maakt het mogelijk om binnen enkele seconden het juiste document op te halen en te traceren. Het ondersteund de bedrijfsprocessen actief. Een DMS systeem is zinvol voor iedere organisatie, waar gegevens en documentenbeheer een onderdeel vormen van het dagelijks bedrijfsproces. Ook is DMS perfect voor het nieuwe werken. Je hebt toegang tot alle documenten, zelfs vanaf de keukentafel.

Documentbeheer is een van de voorlopertechnologieën van contentbeheer en nog niet zo lang geleden was het alleen beschikbaar op een stand-alone basis, zoals brochures voor beeldvorming, workflow en archivering. Het biedt een aantal van de meest basale functies voor contentbeheer, en legt besturingselementen en beheermogelijkheden op anderszins “stomme” documenten. Dit maakt het zo dat wanneer u documenten hebt en ze moet gebruiken, u dit kunt doen.

DocSys zorgt dat iedere medewerker moeiteloos documenten maakt

Documentbeheer werd uiteindelijk in geen enkele mate opgeslokt in contentbeheer, omdat er tegenwoordig meer informatie voor ons beschikbaar is dan ooit tevoren, en het grootste deel ervan wordt niet door ons gemaakt. Dankzij de mainstreaming van een hele reeks bronnen, zoals internet, thumbdrives, smartphones, enz., is de behoefte aan versnelling van allerlei soorten informatie toegenomen: niet alleen in termen van meer mediatypen zoals tekst versus afbeeldingen versus spraak bestanden, maar ook in termen van hoe gestructureerd – en dus hoe gemakkelijk beheerd – alles is.

Documentbeheersystemen variëren tegenwoordig in omvang en reikwijdte van kleine, stand-alone systemen tot grootschalige bedrijfsbrede configuraties voor een wereldwijd publiek. Veel documentbeheersystemen bieden een manier om standaard fysieke archiveringspraktijken elektronisch op te nemen.

5 redenen om te kiezen voor DocSys als partner voor de integratie van DMS.

  1. Nooit meer overtypen dankzij data-koppelingen
  2. Individueel opslaan van documenten die in bulk zijn aangemaakt
  3. 100 procent garantie dat alle documenten worden opgeslagen
  4. Haal documentenopmaak uit het documentmanagementsysteem
  5. DocSys is als white label/OEM oplossing beschikbaar

Wilt u meer informatie, een gratis demonstratie of zich inschrijven voor de nieuwsbrief? Laat uw contactgegevens dan hier achter.

 

 

De adoptie van de cloud gaat ook bij SAP razendsnel

Klanten waarvan men verwacht had dat ze nog jaren zouden kiezen voor een on premise-oplossing, willen nu ineens alles naar de cloud brengen. Dat is niet alleen omdat de cloud op dit moment de trend is, maar omdat het innovatietempo in de cloud simpelweg hoger ligt, de kosten lager en het complete proces een stuk simpeler is.

Veel bedrijven hebben in het verleden gekozen voor het ERP-systeem van SAP en draaien dit inmiddels al jaren on-premise. Voorheen was het ook min of meer standaard dat er een bedrijf werd ingehuurd die de basis van het SAP ERP-systeem op maat ging maken naar de wensen van de klant. Hierdoor maken veel bedrijven gebruik van SAP-software met op maat gemaakte aanpassingen daarin. De laatste versie is S/4HANA. Bron: Techzine

SAP (Systems, Applications and Products) is van oorsprong een Duits softwarehuis, gevestigd in Walldorf. Het bedrijf is opgericht door een aantal voormalig IBM-medewerkers en qua grootte het vierde onafhankelijke softwarebedrijf ter wereld. Steeds meer bedrijven kiezen voor een Cloud oplossing. Een voorbeeld van een vooraanstaande HR oplossing is SAP Successfactors. Wereldwijd biedt SAP SuccessFactors aan duizenden organisaties een solide platvorm voor het inregelen van alle HR processen.

Hoeveel informatie er ook in een systeem staat, dikwijls moet er informatie uit het systeem worden gehaald. Bijvoorbeeld voor het samenstellen van documenten zoals brieven, mutaties en contracten. Om ook dit proces van documentcreatie te optimaliseren kan er een documentgenerator ingezet worden.

Een bewezen oplossing voor documentgeneratie met informatie uit SAP SuccessFactors is DocSys. De HR-afdelingen van verschillende organisaties zoals Heineken of Erasmus Universiteit Rotterdam werken met de documentgenerator DocSys gekoppeld aan SAP SuccessFactors. Met DocSys wordt ook het beheer van de contractmodellen, artikelen en teksten eenvoudiger en overzichtelijker. Door slimme rationalisaties en het hergebruik van componenten wordt het beheer ook gemakkelijker.

Wilt u weten wat B-ware voor uw bedrijf kan betekenen? Laat uw contactgegevens achter en wij nemen vrijblijvend binnen 2 werkdagen contact met u op.
U kunt zelf ook direct bellen naar 053 – 789 0 987 of mailen naar info@b-ware.com.

 

Relaxt je werk uitvoeren! Dat kan!

Zie jij het al voor je? Genieten van je koffie tijdens de pauze i.p.v. koffie achter je bureau drinken? Lunchen buiten de deur i.p.v. achter je bureau omdat je anders je werk niet afkrijgt? Even een frisse neus halen zonder de stress wat je allemaal nog moet doen?

Relaxt je werk uitvoeren omdat je geen fouten meer kunt maken? Geen knip en plakwerk meer of de documenten steeds weer doorlezen opdat er maar geen fouten instaan. Wil jij ook tijd besparen zonder fouten te maken en lijkt je dat onmogelijk omdat het niet anders zou kunnen. Denk jij: “Dat hoort gewoon bij mijn werk.”

Maar het kan echt anders en veel sneller!

Laat mij jou uitleggen hoe. Meer weten? Laat hier je gegevens achter voor een gratis demonstratie. Of lees hoeveel voordeel en tijdswinst andere klanten hebben ervaren.

Global Mobility-team van HEINEKEN wint de FEM EMMA award

Het Global Mobility-team van HEINEKEN wint de FEM EMMA award voor het meest innovatieve gebruik van technologie binnen EMEA (Europe, Middle East, Africa). De afdeling is getransformeerd om slimmere manieren van werken bij de ondersteuning van meer dan 650 expats over de hele wereld, waardoor relocatie en correcte toepassing van beleid en procedures mogelijk wordt.

HEINEKEN Global Mobility is een expertisecentrum dat gespecialiseerd advies verstrekt aan expats binnen hun onderneming. Deze afdeling heeft mensen in dienst die van het ene land komen, en in een ander land werken. HEINEKEN Global Mobility zorgt voor verhuizing, loon, informatie over het land, en overige zaken.

https://www.linkedin.com/company/3131/

Vanaf december 2016 is B-ware met HEINEKEN Global Mobility en ECA International bezig documenten te optimaliseren en te automatiseren, en het document terug te plaatsen in het DMS (document management systeem). Dit is onderdeel van een groter gedeelte waar HEINEKEN Global Mobility ook de communicatie via SharePoint (veilige locatie van Microsoft voor het opslaan, organiseren, delen en gebruiken van informatie vanaf elk apparaat) verbeteren. Deze documenten zijn direct zichtbaar voor de 650 expats over de hele wereld.

We zijn trots dat het Global Mobility-team van HEINEKEN deze prijs heeft gewonnen, waar onder andere ook B-ware aan heeft meegewerkt. Zie alle prijswinnaars hier.

Ministerie van Justitie en Veiligheid kiest wederom voor de samenwerking met B-ware

Naast Menzis, Cordaan, Ecorys en Teva hebben ook Antares en het ministerie van Justitie en Veiligheid wederom gekozen voor de samenwerking met B-ware. En daar zijn we trots op. 

Het ministerie van Justitie en Veiligheid werkt aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving waarin mensen moeten kunnen samenleven ongeacht hun opvattingen of levensstijlen.  Justitie en Veiligheid doet dat samen met partners als gemeenten, onderwijsinstellingen, bedrijven, inspecties en de Belastingdienst. Ook komend jaar maken 30.000 medewerkers van Justitie en Veiligheid weer gebruik van DocSys voor het maken van documenten en PowerPointpresentaties.

Onze missie is dan ook: documentcreatie vereenvoudigen, huisstijl borgen en fouten voorkomen. Onze visie? Vereenvoudigen is verbeteren.

Enkele klanten aan het woord:

“De medewerkers besparen veel tijd met DocSys.CRM. Zij vinden vooral de eenvoud en het gebruiksgemak bij het maken van huisstijlsjablonen ideaal. Ook verzorgt Docsys.CRM de output van contractgegevens uit Archie door middel van een Excelformulier. De output wordt voor het bronsysteem gebruikt en de gegevens op het Excelformulier zijn door Menzis zelf te bepalen.” 

Maikel van Droffelaar, Functioneel Beheerder bij Menzis 

“Of onze mensen nu op kantoor achter een desktop of laptop zitten, bij een cliënt zijn, of onderweg of thuis vanaf hun tablet of smartphone werken, dankzij DocSys Online is ieder document dat gemaakt wordt en iedere e-mail die verstuurd wordt altijd in Cordaan huisstijl. Dat levert een flinke bijdrage aan onze professionele uitstraling.”       

Nadia Pignato, Senior Communicatieadviseur Cordaan                                                  

Wij zorgen dat onze klanten snel, foutloos en gemakkelijk prachtige documenten maken. Documenten zoals brieven, offertes, contracten, memo’s en rapporten, maar ook presentaties, spreadsheets, e-mails, digitale nieuwsbrieven, contracten en meer. Vanzelfsprekend altijd in huisstijl en voorzien van actuele gegevens en informatie door integratie van systemen en het gebruik van een Brievenboek en tekstblokken.

Waar gewerkt wordt moet informatie vastgelegd worden in systemen en allerlei soorten documenten. Het maken van documenten kan veel tijd kosten, maar moet altijd zorgvuldig gebeuren. Een soepel proces zorgt voor het beste resultaat.

B-ware Business Software wint Europese Aanbesteding Belastingdienst

PERSBERICHT

Enschede –  B-ware Business Software wint de Europese Aanbesteding van de Belastingdienst en gaat voor vijf jaar documentgenerator DocSys leveren. Het inzetten van een documentgenerator sluit aan bij de reorganisatie en verdere geautomatiseerde manier van werken bij de Belastingdienst.

In de toekomst zal de interactie met burgers en bedrijven worden vereenvoudigd en steeds meer digitaal, via verschillende kanalen plaatsvinden. Belastingdienst kantoren worden voorzien van geïntegreerde IT-ondersteuning op basis van workflow management en digitale dossiers. Documentgenerator DocSys wordt onderdeel van deze geïntegreerde IT-oplossing en zal door alle medewerkers voor uitgaande documenten in de bedrijfsprocessen worden gebruikt.

De aanbesteding werd uitgevoerd door het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) Belastingdienst. Documentgenerator DocSys zal de intern ontwikkelede applicatie Modellenboek vervangen. Deze applicatie wordt door 6.000 medewerkers gebruikt en bevat 1.800 verschillende modellen. De 6.000 medewerkers genereren vanuit het Modellenboek jaarlijks naar schatting 3.000.000 brieven. De verwachting is dat in de toekomst Documentgenerator DocSys uiteindelijk gebruikt zal gaan worden door 10.000 tot 15.000 medewerkers die jaarlijks naar schatting 7.000.000 brieven zullen genereren.

Het Twentse bedrijf B-ware Business Software heeft een lange staat van dienst op het gebied van documentcreatie. Het bedrijf ontwikkelt en levert het product DocSys dat met meer dan 250.000 gebruikers een bewezen oplossing is voor procesoptimalisatie op het gebied van documentcreatie en huisstijlautomatisering.

B-ware Business Software is Microsoft Gold Partner Application Development.

Automated Document Factory (ADF)

Automated Document Factory (ADF) is een model dat ontwikkeld werd door Gartner in de jaren ’90. Het uitgangspunt was destijds het genereren van papieren documenten.

Inmiddels is er in de communicatie naar de klant, naast de traditionele kanalen zoals telefoon en post, een fragmentatie van servicekanalen ontstaan. Hierbij kan gedacht worden aan e-mail, maar ook een chat-mogelijkheid op de website of het gebruik van een dienst als WhatsApp.

Met de ontwikkelingen van e-mail, webportalen en mobiele devices is de digitale output belangrijk geworden. Het ADF model is inmiddels verder uitgebreid met document composition, content integratie en toepassingen voor interactieve en ad-hoc document creatie en levering.

Met deze uitbreidingen wordt nu gesproken van Automated Document Factory 2.0.

Automated Document Factory 2.0: trend naar digitaal en mobiel

In het verlengde van de trend van papier naar digitaal is een trend richting mobiel zichtbaar. Steeds meer mensen maken bij voorkeur gebruik van hun mobiele devices. Het is dan ook raadzaam om bij het ontwikkelen en inrichten van kanalen hier rekening mee te houden.

De klant gaat ervan uit dat hij de mogelijkheid heeft tot het opvragen van diensten op het moment dat het hem uitkomt. Het moet mogelijk zijn om ook kleinere stukken informatie op te kunnen vragen, waarbij de informatie gepresenteerd kan worden via een portaal. Documenten die voorheen standaard via de post werden verzonden, worden in de toekomst meer en meer alleen op aanvraag nog via de post verzonden.

Het formaat zit niet meer vast aan bijvoorbeeld A4 of pagina georiënteerd. Dit kan ook niet omdat bijvoorbeeld ondersteuning voor mobiele devices hierom vraagt. De documentcreatie dient dan ook in verschillende forrmaten te kunnen plaatsvinden, en het gewenste formaat is pas bekend op het moment dat de klant het document, of de informatie, daadwerkelijk opvraagt.

Het ADF systeem dient hierin te kunnen voorzien. In het gebruik en beheer van een ADF systeem zijn verder de volgende zaken belangrijk:

Bundeling en mailings

Het aanmaken van batch-opdrachten en mailings is onderdeel van het systeem. Hierbij is de verzendmethode en de postbezorgdienst van belang, Verschillende bezorgdiensten vragen om verschillende manieren van aanleveren van de te verzenden documenten.

Tracking en audits

De handelingen van de gebruikers en de beheerders dienen te worden gelogd. Deze logging kan gebruikt worden als audit trail. Op elk moment dient inzichtelijk te zijn in welke fase een batch of een ad-hoc document zich bevind.

Korte doorlooptijd aanpassingen

En natuurlijk dient de controle over de opmaak en inhoud een vanzelfsprekendheid te zijn. Aanpassingen in processen, documentflows, opmaak en tekstuele inhoud moeten snel kunnen worden doorgevoerd.

Wilt u weten wat DocSys hierin kan bieden? Kijk dan op http://www.docsys.nl/ voor meer informatie of mail naar info@b-ware.com

Gedragsverklaring aanbesteden (GVA)

Een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) is een verklaring dat uit een onderzoek is gebleken dat er geen bezwaren zijn dat een natuurlijk persoon of rechtspersoon inschrijft op een overheidsopdracht, speciale-sectoropdracht, concessieovereenkomst voor openbare werken of prijsvraag. De screeningsautoriteit Justis raadpleegt daartoe het Justitieel Documentatie Systeem en gaat na of sprake is van relevante beschikkingen van de Autoriteit Consument en Markt of de Europese Commissie.

Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) vliegensvlug binnen

De doorlooptijden of beslistermijn voor rechtspersonen is maximaal 16 weken. Wij waren dan ook blij verrast toen de GVA 8 dagen na aanvraag al op onze deurmat viel.

DocSys Documentserver

De Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) wordt net als de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) door de screeningsautoriteit Justis gegenereerd met de DocSys Documentserver met Oracle integratie.