Vanzelfsprekend de juiste huisstijl

U krijgt energie van uw werk, maar baalt dat u zoveel tijd kwijt bent aan het maken van documenten. Of het nu gaat om een e-mail, presentatie, offerte, brief of factuur, het is altijd een gezoek en gepuzzel om het goed te krijgen. Dat moet toch handiger kunnen? Ja, dat kan! Met DocSys maakt u met enkele klikken professionele documenten, foutloos en altijd in huisstijl.
Onze visie? Vereenvoudigen is verbeteren.

BEKIJK DE MODULESvraag gratis demo aan

De 10 belangrijkste voordelen van het werken met een systeem voor documentcreatie

Een systeem voor documentcreatie zoals DocSys biedt u vele voordelen. DocSys borgt niet alleen uw huisstijl, maar voorkomt bijvoorbeeld ook dat medewerkers tijdrovende, foutgevoelige werkzaamheden zoals het overtypen en kopiëren van gegevens moeten uitvoeren. De benodigde informatie wordt geautomatiseerd vanuit diverse systemen en databases in documenten geplaatst en documenten worden automatisch opgeslagen in SharePoint of een ander Document Management Systeem (DMS).

Met DocSys optimaliseert u documentgerelateerde processen. Het vereenvoudigt het maken (documentcreatie) en verspreiden van documenten (outputmanagement) én versimpelt onderhoud en beheer. Onze klanten noemen DocSys onder meer hun huisstijlsysteem, documentensysteem, documentgenerator, sjablonen-tool, content management systeem en output management systeem.

De 10 belangrijkste voordelen op een rij:

1. U heeft slechts één applicatie nodig om ieder type document te kunnen maken:
a. Tekstdocumenten
b. Presentaties
c. E-mailondertekening (met mogelijkheid om pay-off toe te voegen)
d. Spreadsheets, grafieken en tabellen.

2. U kunt met één model documenten maken voor verschillende bedrijfsidentiteiten (verschillende huisstijlen) dankzij de Multi Label Manager
3. Copy-pasten behoort tot het verleden door koppelingen met uw systemen/databases
4. Het gebruiksvriendelijke vraag-en-antwoordspel bespaart tijd
5. Ieder document krijgt automatisch een uniek kenmerk

6. Extra logo’s, certificeringen e.d. worden automatisch toegevoegd
7. Aanhef en adressering altijd juist
8. Ondertekenaar is automatisch ingesteld (formeel/informeel)
9. Foutloze inhoud door Brievenboek met Tekstblokken en Standaarddocumenten
10. Geen technische kennis nodig om Tekstblokken en Standaarddocumenten te maken en onderhouden

Wilt u weten wat B-ware voor uw bedrijf kan betekenen? Laat uw contactgegevens achter en wij nemen vrijblijvend binnen 2 werkdagen contact met u op.
U kunt zelf ook direct bellen naar 053 – 789 0 987 of mailen naar info@b-ware.com.

 

 

 

 

Wat is een documentmanagementsysteem?

Nooit meer zoeken naar dat ene dossier? Dat is mogelijk met een documentmanagementsysteem.

Het doel van een documentmanagementsysteem (DMS) is om bestaande processen te verbeteren, traceerbaar en veiliger te maken. Een DMS biedt ondersteuning en maakt het mogelijk om binnen enkele seconden het juiste document op te halen en te traceren. Het ondersteund de bedrijfsprocessen actief. Een DMS systeem is zinvol voor iedere organisatie, waar gegevens en documentenbeheer een onderdeel vormen van het dagelijks bedrijfsproces. Ook is DMS perfect voor het nieuwe werken. Je hebt toegang tot alle documenten, zelfs vanaf de keukentafel.

Documentbeheer is een van de voorlopertechnologieën van contentbeheer en nog niet zo lang geleden was het alleen beschikbaar op een stand-alone basis, zoals brochures voor beeldvorming, workflow en archivering. Het biedt een aantal van de meest basale functies voor contentbeheer, en legt besturingselementen en beheermogelijkheden op anderszins “stomme” documenten. Dit maakt het zo dat wanneer u documenten hebt en ze moet gebruiken, u dit kunt doen.

DocSys zorgt dat iedere medewerker moeiteloos documenten maakt

Documentbeheer werd uiteindelijk in geen enkele mate opgeslokt in contentbeheer, omdat er tegenwoordig meer informatie voor ons beschikbaar is dan ooit tevoren, en het grootste deel ervan wordt niet door ons gemaakt. Dankzij de mainstreaming van een hele reeks bronnen, zoals internet, thumbdrives, smartphones, enz., is de behoefte aan versnelling van allerlei soorten informatie toegenomen: niet alleen in termen van meer mediatypen zoals tekst versus afbeeldingen versus spraak bestanden, maar ook in termen van hoe gestructureerd – en dus hoe gemakkelijk beheerd – alles is.

Documentbeheersystemen variëren tegenwoordig in omvang en reikwijdte van kleine, stand-alone systemen tot grootschalige bedrijfsbrede configuraties voor een wereldwijd publiek. Veel documentbeheersystemen bieden een manier om standaard fysieke archiveringspraktijken elektronisch op te nemen.

5 redenen om te kiezen voor DocSys als partner voor de integratie van DMS.

  1. Nooit meer overtypen dankzij data-koppelingen
  2. Individueel opslaan van documenten die in bulk zijn aangemaakt
  3. 100 procent garantie dat alle documenten worden opgeslagen
  4. Haal documentenopmaak uit het documentmanagementsysteem
  5. DocSys is als white label/OEM oplossing beschikbaar

Wilt u meer informatie, een gratis demonstratie of zich inschrijven voor de nieuwsbrief? Laat uw contactgegevens dan hier achter.

 

 

Wat is Customer Relationship Management (CRM)?

Het gebruik van een CRM-systeem kan u een duidelijk overzicht geven van uw klanten. U kunt alles op één plek bekijken: een eenvoudig, aanpasbaar dashboard dat u de voorgeschiedenis van een klant, de status van uw bestellingen, eventuele problemen met de klantenservice en meer vertelt.

Customer Relationship Management (CRM) is een strategie voor het beheren van de relaties en interacties van uw bedrijf met uw klanten en potentiële klanten. Het helpt je om je winstgevendheid te verbeteren. Meestal, wanneer mensen praten over CRM, verwijzen ze meestal naar een CRM-systeem, een hulpmiddel dat helpt bij contactbeheer, verkoopbeheer, workflowprocessen, productiviteit en meer.

CRM en de cloud

Misschien wel de meest recente ontwikkeling in CRM-systemen is de overstap naar de cloud. Bevrijd van de noodzaak om software te installeren op honderden of duizenden desktop, pc’s, en mobiele apparaten, ontdekken organisaties over de hele wereld de voordelen van het verplaatsen van gegevens, software en services naar een veilige online omgeving. Je kunt dus werken vanaf elke plek. Uw medewerkers kunnen gegevens controleren en deze onmiddellijk bijwerken. Dezelfde informatie is beschikbaar voor iedereen die het nodig heeft, van het verkoopteam tot de vertegenwoordigers van de klantenservice.Maak supersnel foutloze offertes met de DocSys Offertegenerator

Door de open hybride architectuur kan DocSys als geen ander documenten genereren op basis van informatie uit verschillende systemen. Informatie uit diverse soorten databases wordt omgezet naar een bruikbaar bestandsformaat. Intelligentie in de vorm van XML beslisregels en bijvoorbeeld Tekstblokken zorgt dat de meest complexe documenten snel en eenvoudig samengesteld worden. De gecreëerde informatie wordt hierna in de gewenste vorm, via het gewenste kanaal verstuurd. Vanzelfsprekend worden gecreëerde documenten ook automatisch op dossierniveau in het gewenste systeem opgeslagen: digitale archivering.

DocSys is gekoppeld met onder meer de volgende CRM-, ERP-, DMS- en HRM- systemen en databases: AFAS ProfitSAPSAP SuccessFactorsMicrosoft SharePointeWorXShareWorX, Microsoft Dynamics, DigiJust, PeopleSoftStars, SG|tobias, FileNet, OracleMicrosoft OutlookCorsa, Hummingbird, BusinessBaseOffice 365/Office Online.

Integratie met andere systemen is ook mogelijk.

Wilt u weten wat wij voor u bedrijf kunnen betekenen? Laat uw gegevens dan hier achter of bel met 053 – 789 0 987

 

 

 

 

 

De adoptie van de cloud gaat ook bij SAP razendsnel

Klanten waarvan men verwacht had dat ze nog jaren zouden kiezen voor een on premise-oplossing, willen nu ineens alles naar de cloud brengen. Dat is niet alleen omdat de cloud op dit moment de trend is, maar omdat het innovatietempo in de cloud simpelweg hoger ligt, de kosten lager en het complete proces een stuk simpeler is.

Veel bedrijven hebben in het verleden gekozen voor het ERP-systeem van SAP en draaien dit inmiddels al jaren on-premise. Voorheen was het ook min of meer standaard dat er een bedrijf werd ingehuurd die de basis van het SAP ERP-systeem op maat ging maken naar de wensen van de klant. Hierdoor maken veel bedrijven gebruik van SAP-software met op maat gemaakte aanpassingen daarin. De laatste versie is S/4HANA. Bron: Techzine

SAP (Systems, Applications and Products) is van oorsprong een Duits softwarehuis, gevestigd in Walldorf. Het bedrijf is opgericht door een aantal voormalig IBM-medewerkers en qua grootte het vierde onafhankelijke softwarebedrijf ter wereld. Steeds meer bedrijven kiezen voor een Cloud oplossing. Een voorbeeld van een vooraanstaande HR oplossing is SAP Successfactors. Wereldwijd biedt SAP SuccessFactors aan duizenden organisaties een solide platvorm voor het inregelen van alle HR processen.

Hoeveel informatie er ook in een systeem staat, dikwijls moet er informatie uit het systeem worden gehaald. Bijvoorbeeld voor het samenstellen van documenten zoals brieven, mutaties en contracten. Om ook dit proces van documentcreatie te optimaliseren kan er een documentgenerator ingezet worden.

Een bewezen oplossing voor documentgeneratie met informatie uit SAP SuccessFactors is DocSys. De HR-afdelingen van verschillende organisaties zoals Heineken of Erasmus Universiteit Rotterdam werken met de documentgenerator DocSys gekoppeld aan SAP SuccessFactors. Met DocSys wordt ook het beheer van de contractmodellen, artikelen en teksten eenvoudiger en overzichtelijker. Door slimme rationalisaties en het hergebruik van componenten wordt het beheer ook gemakkelijker.

Wilt u weten wat B-ware voor uw bedrijf kan betekenen? Laat uw contactgegevens achter en wij nemen vrijblijvend binnen 2 werkdagen contact met u op.
U kunt zelf ook direct bellen naar 053 – 789 0 987 of mailen naar info@b-ware.com.

 

Relaxt je werk uitvoeren! Dat kan!

Zie jij het al voor je? Genieten van je koffie tijdens de pauze i.p.v. koffie achter je bureau drinken? Lunchen buiten de deur i.p.v. achter je bureau omdat je anders je werk niet afkrijgt? Even een frisse neus halen zonder de stress wat je allemaal nog moet doen?

Relaxt je werk uitvoeren omdat je geen fouten meer kunt maken? Geen knip en plakwerk meer of de documenten steeds weer doorlezen opdat er maar geen fouten instaan. Wil jij ook tijd besparen zonder fouten te maken en lijkt je dat onmogelijk omdat het niet anders zou kunnen. Denk jij: “Dat hoort gewoon bij mijn werk.”

Maar het kan echt anders en veel sneller!

Laat mij jou uitleggen hoe. Meer weten? Laat hier je gegevens achter voor een gratis demonstratie. Of lees hoeveel voordeel en tijdswinst andere klanten hebben ervaren.

DocSys Online ontwikkelingen Q3 2017

Voor de updates houden we na het bekijken van de ontwikkelingen en de tijd een ander schema aan. Per kwartaal gaan we updates maken met alle ontwikkelingen in die periode. Dit is een betere balans dan maandelijks, want soms zijn er vakanties, of zijn we druk bezig met klantprojecten. In een kwartaal zijn er daarentegen altijd genoeg ontwikkelingen en verbeteringen om te beschrijven. Het aangepaste schema is ook de reden dat halverwege Q4 de update van Q3 komt, we waren aan het kijken wat de beste aanpak is. Uiteraard moet je in elk vlak altijd blijven verbeteren en vereenvoudigen.

URL

Vanaf nu kunnen URL bestanden ingevoegd worden in DocSys Online. Dit kan gebruikt worden om vanuit DocSys mensen naar je huisstijl informatie te wijzen, naar andere bestanden die op een DMS staan, of een handleiding voor het gebruik. Het maken van een URL is niets anders dan het slepen van een url van je browser naar je bestandsysteem en dan uploaden naar DocSys. Het extra voordeel is dat de url in kwestie ook nog geopend wordt in een ander tabblad, zodat gebruikers niet DocSys kwijt raken. Hierdoor kan DocSys gebruikt worden als basis van je volledige huisstijl en alle informatie daar omheen.

HSTS

We blijven continue bezig met het verbeteren van de veiligheid van DocSys Online. De use case is dat DocSys vanaf het internet beschikbaar is, en moet dus veilig zijn en blijven. Hierom was al sinds de start HTTPS een vereiste, maar hier is nu ook HTTP Strict Transport Security (HSTS) bij gekomen als header. Dit zorgt er voor dat je browser meteen het laat merken als er ergens in de lijn iets niet aan de haak is, zoals bijvoorbeeld een downgrade attack of cookie hijacking. Het enige nadeel van deze methode is dat het (nog) niet werkt in IE 11 op Windows 7 en 8.1. Deze gebruikers ondervinden geen problemen, maar kunnen ook niet gebruik maken van deze extra veiligheid.

Automatisch verwijderen van documenten en concepten

Tot voor kort werd alles altijd bewaard op de server. Gebruikers zouden handmatig afgeronde documenten en concepten moeten verwijderen. Vanuit onze klanten hadden we de vraag gekregen of na een bepaalde tijd deze informatie automatisch verwijderd kan worden, om te voldoen aan de data regeling. Met de aankomende GDPR of AVG in het achterhoofd hebben we wat vaart gezet achter de functionaliteit. Beheerders kunnen met deze mogelijkheid instellen hoe lang concepten en documenten bewaard blijven. Standaard staat dit op een jaar, maar op onze eigen testomgevingen hebben we de hoeveelheid dagen al verlaagd naar 60 dagen. Na het aanpassen van de instelling kan het een dag duren voordat het uitgevoerd is.

Textblock editor design

We zijn uiteraard nog bezig geweest met de tekstblokken. Om te zorgen dat alles gebruikersvriendelijk is en fijn werkt, nemen we hier graag de tijd voor. We hebben in de laatste tijd het design van stijlen herzien en aangepast zodat toekomstige uitbreidingen makkelijk ingebouwd kunnen worden, zonder de interface opnieuw te maken bij elke wijziging.Aan de rechterkant van het scherm is er nu de mogelijkheid om een tabblad te laten zien. Dit tabblad is afhankelijk van het geselecteerde element, bij paragrafen zie je de stijl selectie, en bij controls zie je het onderliggend veld selectie. Er is ook een extra view bij gekomen voor het beheer van de velden in het tekstblok. Hier kunnen de onderliggende velden aangemaakt en verwijderd worden.

Deze wijzigingen maken het mogelijk om binnenkort tekstvelden en dropdowns (een preview is in het plaatje al te zien) te maken, en zullen het ontwikkelproces versimpelen. We blijven de uitdaging houden om snel, maar ook goed te blijven ontwikkelen, iets wat een moeilijke balans blijft.

Debug mogelijkheden

Beheerders zijn soms bezig met het ontwikkelen van content, en uittesten van nieuwe functionaliteiten. Verder kan het zo zijn dat er een extra koppeling gebouwd wordt. Nu we steeds dichter bij de tekstblokken komen, wordt het nut van duidelijke en nuttige foutmeldingen steeds groter. Aan de andere kant wil je gebruikers ook niet een overdaad aan informatie geven.

Om dit zo goed mogelijk te controleren hebben we de mogelijkheid ingebouwd om ‘Debug mode’ aan te zetten. Debug mode heeft 3 opties ‘uit’, ‘aan’ en ‘alleen voor beheerders’. De laatste optie zet hem aan als je applicatiebeheerder bent, maar niet als je gebruiker bent.

Extra functionaliteiten als je debug mode aan zet, is de mogelijkheid om het document te kunnen herladen door middel van de ‘Reload document’ knop. Deze knop gaat ook meteen de cache clearen, voor als het document aangepast is via de DocSys.Web of direct in het bestandsysteem. Verder komen er 2 tabbladen bij, namelijk ‘Data Document’ en ‘Data Stores’. In het tabblad van data document kan je makkelijk het bijbehorende data document bekijken. Hier in staan alle uitgewerkte business rules en is de laatste stap voordat het document daadwerkelijk gegenereerd wordt. Je kan dan zien of en waar mogelijke bugs vandaan komen. Het tabblad data storen is een technisch tabblad welke gebruikt wordt om te kijken wat de waardes zijn van een tekstblok. Hier staat ook de ge-evalueerde waardes in, zodat gekeken kan worden of een condtionele sectie daadwerkelijk aan gaat als hij aan moet zijn.

Naarmate we de beheer mogelijkheden steeds meer in DocSys Online plaatsen, verwachten we meer uitbreidingen van deze ‘Debug mode’, om het maken en beheren van content te versimpelen.

Snapshots

Meeste bedrijven hebben voor software een OTAP straat om te kunnen testen voordat ze dingen in productie zetten. B-ware is hier niet anders in en heeft per klant een OTAP straat voor DocSSnapshotsys Online. We komen dan ook tegen dezelfde problemen aan, hoe kan je het proces van een document door de OTAP straat verbeteren? Om dit te doen hebben we voor beheerders de Snapshot functionaliteit gemaakt. Hier kan snel en makkelijk gekozen worden wat er doorgezet moet worden naar een andere omgeving. Heb je bijvoorbeeld alle modellen, tekstblokken en standaarddocumenten nodig kan je simpel ‘client configuration’ aanvinken en je bent klaar.

Dit moet het beheren van meerdere instanties van DocSys verbeteren en goedkoper maken. Ook voorkomt het fouten, omdat je niet per ongeluk een bestand vergeet, DocSys zorgt hier gewoon voor.

De laatste use case van snapshots is het terugzetten naar een oudere versie. Het is mogelijk om de productie over de acceptatie heen te plaatsen, voor als iets fout is. Of je hebt een snapshot van 2 dagen geleden. Je kan dan de hoofdmap verwijderen en de snapshot terug zetten, als soort van backup mechanisme.

Dat was hem voor Q3, binnenkort is Q4 afgerond en zullen we weer een update sturen met de ontwikkelingen van die periode.

Paul Wierstra | Product & Project Manager DocSys Online

Global Mobility-team van HEINEKEN wint de FEM EMMA award

Het Global Mobility-team van HEINEKEN wint de FEM EMMA award voor het meest innovatieve gebruik van technologie binnen EMEA (Europe, Middle East, Africa). De afdeling is getransformeerd om slimmere manieren van werken bij de ondersteuning van meer dan 650 expats over de hele wereld, waardoor relocatie en correcte toepassing van beleid en procedures mogelijk wordt.

HEINEKEN Global Mobility is een expertisecentrum dat gespecialiseerd advies verstrekt aan expats binnen hun onderneming. Deze afdeling heeft mensen in dienst die van het ene land komen, en in een ander land werken. HEINEKEN Global Mobility zorgt voor verhuizing, loon, informatie over het land, en overige zaken.

https://www.linkedin.com/company/3131/

Vanaf december 2016 is B-ware met HEINEKEN Global Mobility en ECA International bezig documenten te optimaliseren en te automatiseren, en het document terug te plaatsen in het DMS (document management systeem). Dit is onderdeel van een groter gedeelte waar HEINEKEN Global Mobility ook de communicatie via SharePoint (veilige locatie van Microsoft voor het opslaan, organiseren, delen en gebruiken van informatie vanaf elk apparaat) verbeteren. Deze documenten zijn direct zichtbaar voor de 650 expats over de hele wereld.

We zijn trots dat het Global Mobility-team van HEINEKEN deze prijs heeft gewonnen, waar onder andere ook B-ware aan heeft meegewerkt. Zie alle prijswinnaars hier.

Ministerie van Justitie en Veiligheid kiest wederom voor de samenwerking met B-ware

Naast Menzis, Cordaan, Ecorys en Teva hebben ook Antares en het ministerie van Justitie en Veiligheid wederom gekozen voor de samenwerking met B-ware. En daar zijn we trots op. 

Het ministerie van Justitie en Veiligheid werkt aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving waarin mensen moeten kunnen samenleven ongeacht hun opvattingen of levensstijlen.  Justitie en Veiligheid doet dat samen met partners als gemeenten, onderwijsinstellingen, bedrijven, inspecties en de Belastingdienst. Ook komend jaar maken 30.000 medewerkers van Justitie en Veiligheid weer gebruik van DocSys voor het maken van documenten en PowerPointpresentaties.

Onze missie is dan ook: documentcreatie vereenvoudigen, huisstijl borgen en fouten voorkomen. Onze visie? Vereenvoudigen is verbeteren.

Enkele klanten aan het woord:

“De medewerkers besparen veel tijd met DocSys.CRM. Zij vinden vooral de eenvoud en het gebruiksgemak bij het maken van huisstijlsjablonen ideaal. Ook verzorgt Docsys.CRM de output van contractgegevens uit Archie door middel van een Excelformulier. De output wordt voor het bronsysteem gebruikt en de gegevens op het Excelformulier zijn door Menzis zelf te bepalen.” 

Maikel van Droffelaar, Functioneel Beheerder bij Menzis 

“Of onze mensen nu op kantoor achter een desktop of laptop zitten, bij een cliënt zijn, of onderweg of thuis vanaf hun tablet of smartphone werken, dankzij DocSys Online is ieder document dat gemaakt wordt en iedere e-mail die verstuurd wordt altijd in Cordaan huisstijl. Dat levert een flinke bijdrage aan onze professionele uitstraling.”       

Nadia Pignato, Senior Communicatieadviseur Cordaan                                                  

Wij zorgen dat onze klanten snel, foutloos en gemakkelijk prachtige documenten maken. Documenten zoals brieven, offertes, contracten, memo’s en rapporten, maar ook presentaties, spreadsheets, e-mails, digitale nieuwsbrieven, contracten en meer. Vanzelfsprekend altijd in huisstijl en voorzien van actuele gegevens en informatie door integratie van systemen en het gebruik van een Brievenboek en tekstblokken.

Waar gewerkt wordt moet informatie vastgelegd worden in systemen en allerlei soorten documenten. Het maken van documenten kan veel tijd kosten, maar moet altijd zorgvuldig gebeuren. Een soepel proces zorgt voor het beste resultaat.

B-ware Business Software wint Europese Aanbesteding Belastingdienst

PERSBERICHT

Enschede –  B-ware Business Software wint de Europese Aanbesteding van de Belastingdienst en gaat voor vijf jaar documentgenerator DocSys leveren. Het inzetten van een documentgenerator sluit aan bij de reorganisatie en verdere geautomatiseerde manier van werken bij de Belastingdienst.

In de toekomst zal de interactie met burgers en bedrijven worden vereenvoudigd en steeds meer digitaal, via verschillende kanalen plaatsvinden. Belastingdienst kantoren worden voorzien van geïntegreerde IT-ondersteuning op basis van workflow management en digitale dossiers. Documentgenerator DocSys wordt onderdeel van deze geïntegreerde IT-oplossing en zal door alle medewerkers voor uitgaande documenten in de bedrijfsprocessen worden gebruikt.

De aanbesteding werd uitgevoerd door het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) Belastingdienst. Documentgenerator DocSys zal de intern ontwikkelede applicatie Modellenboek vervangen. Deze applicatie wordt door 6.000 medewerkers gebruikt en bevat 1.800 verschillende modellen. De 6.000 medewerkers genereren vanuit het Modellenboek jaarlijks naar schatting 3.000.000 brieven. De verwachting is dat in de toekomst Documentgenerator DocSys uiteindelijk gebruikt zal gaan worden door 10.000 tot 15.000 medewerkers die jaarlijks naar schatting 7.000.000 brieven zullen genereren.

Het Twentse bedrijf B-ware Business Software heeft een lange staat van dienst op het gebied van documentcreatie. Het bedrijf ontwikkelt en levert het product DocSys dat met meer dan 250.000 gebruikers een bewezen oplossing is voor procesoptimalisatie op het gebied van documentcreatie en huisstijlautomatisering.

B-ware Business Software is Microsoft Gold Partner Application Development.

Automated Document Factory (ADF)

Automated Document Factory (ADF) is een model dat ontwikkeld werd door Gartner in de jaren ’90. Het uitgangspunt was destijds het genereren van papieren documenten.

Inmiddels is er in de communicatie naar de klant, naast de traditionele kanalen zoals telefoon en post, een fragmentatie van servicekanalen ontstaan. Hierbij kan gedacht worden aan e-mail, maar ook een chat-mogelijkheid op de website of het gebruik van een dienst als WhatsApp.

Met de ontwikkelingen van e-mail, webportalen en mobiele devices is de digitale output belangrijk geworden. Het ADF model is inmiddels verder uitgebreid met document composition, content integratie en toepassingen voor interactieve en ad-hoc document creatie en levering.

Met deze uitbreidingen wordt nu gesproken van Automated Document Factory 2.0.

Automated Document Factory 2.0: trend naar digitaal en mobiel

In het verlengde van de trend van papier naar digitaal is een trend richting mobiel zichtbaar. Steeds meer mensen maken bij voorkeur gebruik van hun mobiele devices. Het is dan ook raadzaam om bij het ontwikkelen en inrichten van kanalen hier rekening mee te houden.

De klant gaat ervan uit dat hij de mogelijkheid heeft tot het opvragen van diensten op het moment dat het hem uitkomt. Het moet mogelijk zijn om ook kleinere stukken informatie op te kunnen vragen, waarbij de informatie gepresenteerd kan worden via een portaal. Documenten die voorheen standaard via de post werden verzonden, worden in de toekomst meer en meer alleen op aanvraag nog via de post verzonden.

Het formaat zit niet meer vast aan bijvoorbeeld A4 of pagina georiënteerd. Dit kan ook niet omdat bijvoorbeeld ondersteuning voor mobiele devices hierom vraagt. De documentcreatie dient dan ook in verschillende forrmaten te kunnen plaatsvinden, en het gewenste formaat is pas bekend op het moment dat de klant het document, of de informatie, daadwerkelijk opvraagt.

Het ADF systeem dient hierin te kunnen voorzien. In het gebruik en beheer van een ADF systeem zijn verder de volgende zaken belangrijk:

Bundeling en mailings

Het aanmaken van batch-opdrachten en mailings is onderdeel van het systeem. Hierbij is de verzendmethode en de postbezorgdienst van belang, Verschillende bezorgdiensten vragen om verschillende manieren van aanleveren van de te verzenden documenten.

Tracking en audits

De handelingen van de gebruikers en de beheerders dienen te worden gelogd. Deze logging kan gebruikt worden als audit trail. Op elk moment dient inzichtelijk te zijn in welke fase een batch of een ad-hoc document zich bevind.

Korte doorlooptijd aanpassingen

En natuurlijk dient de controle over de opmaak en inhoud een vanzelfsprekendheid te zijn. Aanpassingen in processen, documentflows, opmaak en tekstuele inhoud moeten snel kunnen worden doorgevoerd.

Wilt u weten wat DocSys hierin kan bieden? Kijk dan op http://www.docsys.nl/ voor meer informatie of mail naar info@b-ware.com